Teilen und Berechtigungen
Notion ist ganz auf Zusammenarbeit ausgelegt. Deshalb gibt es weitreichende Möglichkeiten, deine Inhalte mit anderen zu teilen. Und mit den verschiedenen Zugriffsstufen kannst du die einzelnen Berechtigungen passgenau zuschneiden 📣
Zu den FAQsSeiten und Datenbanken können in Notion auf unterschiedliche Weise geteilt werden – sowohl innerhalb als auch außerhalb deines Workspaces. Hier findest du einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten, deine Inhalte zu teilen.
Teilen-Menü
Hier bekommst du einen kurzen Überblick über das Teilen
-Menü, das oben rechts auf der Seite anklicken lässt. In der Mobilversion kann man es durch Klicken auf den Pfeil oben rechts aufrufen.
Es gibt mehrere Abschnitte im Teilen-Menü. Rechts in der Dropdown-Liste findest du die Zugriffsberechtigungen.
Die Berechtigungen erläutert:
Alle aus Entwicklung
bedeutet, dass jeder in diesem Teamspace Zugriff auf diese Seite hat.Weitere Personen mit Zugriff
sind Mitglieder und Gäste, die aus anderen Gründen Zugriff haben, zum Beispiel weil sie in einer bestimmten Gruppe sind.stephanie@toolsforthought.xyz
ist ein Beispiel für einen Seitengast. Diese Person wurde von außerhalb des Workspaces eingeladen. Sie kann die Seite nur ansehen.
Im Teilen-Menü kannst du unten den
Link kopieren
und ihn dann an andere weitergeben. Du kannst einstellen, wer Zugriff auf die Seite hat:Nur auf Einladung
Alle mit Link in [Workspace]
Alle in [Workspace]
Über
Einladen
kannst du Personen aus dem Workspace und von außerhalb über ihre E-Mail-Adresse zu einer Seite einladen.Externe Personen werden als Gäste hinzugefügt.
Gästen und Workspace-Mitgliedern kannst du über die Dropdown-Menüs eine Berechtigungsstufe zuweisen:
Mit allen im Workspace teilen
Um mit anderen Personen in Notion zusammenarbeiten, nimmst du sie als Mitglieder in den Workspace auf. Das können z. B. Kolleg/-innen, Freund/-innen oder allen anderen, mit denen du an einer Seite zusammenarbeiten möchtest, sein. Und so kannst du Notion-Seiten zu diesem Zweck mit allen Workspace-Mitgliedern teilen:
Erstelle eine Seite in einem Standard-Teamspace in der Seitenleiste. Halte den Mauszeiger über den Namen des Teamspaces und klicke auf das
+
.Verschiebe eine Seite in einen Standard-Teamspace in der Seitenleiste. Sie wird nun automatisch mit allen Personen geteilt.
Gib im Menü
Teilen
eine Seite für alle Workspace-Mitglieder oder für alle Workspace-Mitglieder mit einem Link zur Seite frei.
Hinweis: Wenn du die Option Alle mit Link
zum Teilen deiner Seite wählst, kann sie unter anderem in den folgenden Fällen für andere Workspace-Mitglieder auffindbar sein:
Die Seite wird auf einer anderen, breiter geteilten Seite erwähnt oder von dort aus verlinkt.
Die Seite verwendet eine bidirektionale Verknüpfung, die eine andere, breiter geteilte Seite verlinkt.
Die Seite ist in eine andere, breiter geteilte Seite eingebettet.
Mit Teamspace teilen
Teamspaces sind gesonderte Bereiche für einzelne Teams innerhalb deiner Organisation bzw. Firma. Jeder Teamspace hat eigene Mitglieder und Berechtigungsstufen, die von den Teamspace-Admins konfiguriert werden können. Weitere Informationen zur Aufnahme von Mitgliedern und zur Zuweisung von Berechtigungen in Teamspaces findest du hier →
Notion-Seiten kannst du mit allen Teamspaces teilen, denen du angehörst:
Erstelle in der Seitenleiste eine Seite in einem Teamspace. Halte den Mauszeiger über den Namen des Teamspaces und klicke auf das
+
.Ziehe eine Seite in einen Teamspace in der Seitenleiste. Sie wird nun automatisch mit allen Teamspace-Mitgliedern geteilt.
Mit einzelnen Kolleg/-innen teilen
Manchmal soll eine Seite nur für bestimmte Workspace-Mitglieder geteilt werden. Beispielsweise Meeting-Notizen oder stichpunktartige Ideen innerhalb einer kleinen Projektgruppe.
Auf einer privaten Seite klickst du oben rechts auf
Teilen
, um sie für diese Mitglieder freizugeben.Füge Mitglieder hinzu, indem du ihre E-Mail-Adressen eingibst, und klicke auf
Einladen
. Die Zugriffsebene kannst du aus dem Dropdown-Menü auswählen.Bei der Suche nach Personen siehst du die Namen unter
Auf der Seite
oderNicht auf der Seite
. So kannst du feststellen, ob sie schon Zugriff haben.
Seiten, die nur für einzelne Mitglieder freigegeben wurden, werden in der Seitenleiste unter
Geteilt
aufgeführt. Um sie mit allen Personen aus dem Teamspace zu teilen, kannst du sie in diesen Teamspace ziehen.Enthält der Bereich
Geteilt
mehr als sieben Seiten, kannst du auswählen, welche Seiten an die Seitenleiste angeheftet werden sollen.
Tipp: In dem Dialogfenster Geteilt
kann man nach freigegebenen Seiten suchen, sie nach nach Relevanz oder der letzten Änderung sortieren und Seiten-Links ganz einfach kopieren.
Mit Gruppen teilen
Um das Teilen mit häufig verwendeten Gruppen zu vereinfachen (z. B. die IT-Abteilung oder das Community-Management), kannst du eigene Gruppen erstellen und diesen bestimmte Berechtigungsstufen zuweisen.
Hier einige Tipps zum Teilen mit Gruppen:
Gehe auf
Einstellungen
, um eine Liste aller Mitglieder und Gäste aufzurufen. In der Liste klickst du anschließend die ÜberschriftGruppen
an.Nun gehst du auf
Gruppe erstellen
, gibst der Gruppe einen Namen und fügst die gewünschten Mitglieder hinzu.Um eine Seite mit einer bestimmten Gruppe zu teilen, gehst du oben rechts auf
Teilen
und klickst dann aufEinladen
. In dem Einladungsfenster werden nun deine Gruppen aufgelistet:
Tipp: Mit Alle in [Workspace]
kannst du allen Teammitgliedern den grundlegenden Seitenzugriff erlauben. Um bestimmten Personen oder Gruppen weitergehende Zugriffsberechtigungen zu erteilen, setzt man die Zugriffsebene für Alle in [Workspace]
auf Kann anzeigen
oder Kann kommentieren
.
Außerhalb des Teams teilen
Externe Personen kannst du als Gäste in deinen Workspace einladen. Das ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn du eine Notion-Seite mit einer externen Person teilen möchtest, die einen Auftrag von dir erhalten hat. Oder du hast selbst einen Auftrag ausgeführt und möchtest deine Ergebnisse teilen.
Hier einige Tipps zur Freigabe für Gäste:
Klicke oben rechts auf
Teilen
, um eine Seite für externe Personen freizugeben.Füge Mitglieder hinzu, indem du ihre E-Mail-Adressen eingibst, und klicke auf
Einladen
. Die Zugriffsebene kannst du aus dem Dropdown-Menü auswählen.Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit einem Link zu der Seite, auf die sich die Einladung bezieht.
Wenn du die Workspace-Gäste und die Seiten einsehen möchtest, auf die sie Zugriff haben, gehst du unter
Einstellungen
aufMitglieder
und dort aufGäste
.In diesem Fenster kannst du Gäste auch aus dem Workspace entfernen, ihre Berechtigungen ändern oder sie in vollwertige Mitglieder umwandeln.
Im Internet veröffentlichen
Um eine Notion-Seite im Internet zu veröffentlichen oder sie mit Personen zu teilen, die Notion nicht verwenden, kannst du die Option Im Web teilen
aktivieren. So können alle, die den Link haben, die Seite öffnen. Erfahre hier mehr über öffentliche Seiten →
Siehst du andere Leute auf einer Seite, die du nicht teilen wolltest? Möchtest du eine Seite privat machen?
Am schnellsten geht das, wenn du die Seite in den Bereich Privat
in deiner Seitenleiste ziehst, sodass nur du sie sehen kannst.
Oder klicke oben auf der Seite auf Teilen
und ziehe den Zugriff für den Workspace, Einzelpersonen, Gruppen oder die Öffentlichkeit zurück Rechts daneben kannst du in dem Dropdown-Menü alternativ auch auf Entfernen
klicken.
Bei Gästen klickst du auf Teilen
und gehst dann in dem Dropdown-Menü neben dem jeweiligen Namen auf Entfernen
. Du kannst auch auf Einstellungen
gehen, bis zum gewünschten Mitglied scrollen und dann im Dropdown-Menü neben dessen Namen auf Entfernen
klicken.
Hinweis: Wer keinen Zugriff auf eine Seite hat, sieht sie auch nicht im Workspace. In deiner Seitenleiste wird sie aber ganz normal angezeigt.
In diesem Bereich bietet Notion sehr kleinteilige Auswahlmöglichkeiten. So kann jeder Person bzw. Gruppe eine andere Zugriffsebene zugewiesen werden. Das ist zum Beispielin den folgenden Fällen hilfreich:
nur bestimmte Personen die Seite bearbeiten und andere sie nur lesen sollen
bestimmte Seiten nur für ein bestimmtes Team sichtbar sein sollen
ausschließlich Kommentare eingeholt werden sollen
Hinweis: Wer auf eine Seite eingeladen wird, kann auch auf alle Unterseiten zugreifen. Die Unterseitenberechtigungen können aber auch einschränkt und erweitert werden.
Berechtigungen bearbeiten
Hinweis: Wenn jemand eine Änderung seiner Berechtigungen auf einer Seite, deren Eigentümer du bist, beantragt hat, kannst du diese Anfragen in deinem Posteingang
sehen, genehmigen und ablehnen.
Lädst du eine Person zu einer Seite ein oder klickst auf Teilen
, wird neben der Person bzw. Gruppe ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem du die jeweilige Zugriffsebene auswählen kannst. Zur Auswahl stehen Vollzugriff
, Kann bearbeiten
, Kann kommentieren
und Kann anzeigen
.
Vollzugriff
: Personen mit Vollzugriff können alle Seiteninhalte bearbeiten und die Seite beliebig teilen. Wie genau das geht, wird in dieser Anleitung beschrieben.Kann bearbeiten
: Diese Zugriffsebene eignet sich für Personen und Gruppen, die Seiteninhalte nur bearbeiten, aber nicht teilen dürfen.Kann Inhalt bearbeiten
ist nur bei Datenbanken verfügbar. So können Personen oder Gruppen Datenbanken erstellen und ihre Eigenschaften ändern. Die Datenbankstruktur und ihre Eigenschaften, Ansichten, Sortierungen und Filtereinstellungen können jedoch nicht geändert werden. Hier findest du weitere Informationen zu Datenbanken →Kann kommentieren
: Diese Zugriffsebene eignet sich für Personen und Gruppen, die Seiteninhalte nur kommentieren, aber nicht bearbeiten dürfen. Das Teilen der Seite mit anderen ist nicht möglich.Kann anzeigen
: Personen mit dieser Zugriffsebene können Seiteninhalte lesen, aber weder kommentieren noch bearbeiten. Das Teilen der Seite mit anderen ist nicht möglich.
Unterseitenberechtigungen einschränken, erweitern und wiederherstellen
Standardmäßig übernehmen Unterseiten die Berechtigungen der jeweiligen Hauptseite. Du kannst ihnen aber auch weitergehende oder eingeschränkte Berechtigungen zuweisen – ganz nach Bedarf.
Beispiel: In der Abbildung unten haben im Engineering-Wiki und den entsprechenden Unterseiten alle Mitglieder die Zugriffsberechtigung Kann kommentieren
. Nur Fig
kann Änderungen vornehmen und Inhalte teilen.
Auf einer Unterseite wie den Engineering-Richtlinien kannst du Berechtigungen erweitern, damit Mitglieder, Gäste, Berechtigungsgruppen oder der gesamte Workspace mehr als nur Kommentare schreiben (
Kann kommentieren
) können. In dem Beispiel wählst du dazu aus dem Dropdown-MenüKann bearbeiten
oderVollzugriff
aus.Die Berechtigungsstufe der Engineering-Richtlinien richtet sich nach der ihrer Hauptseite, also dem Engineering-Wiki, kann aber auch angepasst werden.
Auf Unterseiten kannst Berechtigungen einschränken, um zu verhindern, dass Mitglieder, Gäste, Berechtigungsgruppen oder der gesamte Workspace Kommentare abgeben oder die Seite überhaupt aufrufen können. In dem Beispiel wählst du dazu aus dem Dropdown-Menü
Kann kommentieren
oderKein Zugriff
aus.Da der Zugriff für
Alle bei Acme Inc.
entfernt wurde, kann die Unterseite „Backend“ nur noch vonFig
undLauren
angezeigt und bearbeitet werden. Damit handelt es sich quasi um eine „geheime Seite“ 🔮
Werden die Berechtigungsstufen für eine Unterseite eingeschränkt, wird oben im
Teilen-Menü
der ButtonWiederherstellen
angezeigt. Damit kannst du die Berechtigungen auf die Standardeinstellungen zurückzusetzen oder von der übergeordneten Seite übernehmen.
Tipp: Wenn du die Berechtigungsstufe einer Unterseite für bestimmte Personen bzw. Gruppen auf Kein Zugriff
setzt, können diese die Seite nicht mehr sehen. So kannst du „geheime Seiten“ einrichten.
Wer alles Seitenzugriff hat, kannst du an den Avataren/Profilfotos in der Leiste ganz oben rechts erkennen.
Hat eine Person die Seite gerade nicht geöffnet, wird ihr Avatar ausgeblendet.
Ist der Avatar normal sichtbar, befindet sich die Person gerade auf der Seite.
Bewegst du den Mauszeiger über einen Avatar, werden Name und E-Mail-Adresse der Person sowie der Zeitpunkt des letzten Seitenaufrufs angezeigt.
Klickst du einen aktiven Avatar an, springst du direkt zu dem Seitenabschnitt, der gerade von der Person bearbeitet wird.
Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an derselben Seite, werden ihre Avatare neben den Blöcken angezeigt, die sie sich gerade ansehen bzw. bearbeiten.
Klicke oben rechts auf
•••
und gehe dann zum Ende des eingeblendeten Menüs. Dort siehst du, wer die Seite wann zuletzt bearbeitet hat.
Zugriff auf eine Seite anfordern
Wenn du eine Seite öffnest, auf die du keinen Zugriff hast, kannst du auf der Seite Kein Zugriff
auswählen, um eine Anfrage zu senden. Die Ersteller/-innen bzw. Bearbeiter/-innen der Seite erhalten eine Benachrichtigung. Sie können deine Zugriffsanfrage annehmen oder ablehnen.
Bearbeitungszugriff anfordern
Wenn du Ansichts- oder Kommentarzugriff auf eine Seite hast und Bearbeitungszugriff wünschst:
Öffne die Seite und klicke auf
Teilen
.Im
Teilen
-Tab siehst du, welche Berechtigungsstufe du derzeit hast. Öffne das Dropdown-Menü neben dieser Information.Wähle
Bearbeitungszugriff anfordern
aus.
Diese Anfrage wird an die Person gesendet, die die Seite erstellt hat. Sie kann die Anfrage annehmen oder ignorieren. Du wirst benachrichtigt, sobald deine Anfrage angenommen wurde – versuche, die Seite zu aktualisieren, wenn du sie nicht bearbeiten kannst.
Bist du Besitzer/-in eines Workspaces mit Enterprise Plan, kannst du verhindern, dass Inhalte geteilt werden, indem du bestimmte Sicherheitseinstellungen aktivierst. Unser Vertriebsteam gibt dir dazu gerne weitere Informationen.
Klicke in der Seitenleiste auf
Einstellungen
.Gehe zum Abschnitt
Sicherheit
. Hier findest du folgende Einstellungen:
FAQs
Ich wollte einen Gast in meinen Workspace aufnehmen. Dieser wurde jedoch automatisch als Mitglied angemeldet. Was kann ich dagegen tun?
Wenn dein Workspace das Gästelimit deines Plans überschreitet, werden alle neuen Benutzer/-innen, mit denen du Inhalte teilst, automatisch als Mitglieder (und nicht als Gäste) hinzugefügt, wenn sie die gleiche geschäftliche E-Mail-Domain haben.
Damit neue Benutzer/-innen mit der gleichen geschäftlichen E-Mail-Domain als Gäste hinzugefügt werden können, musst du bestehende Gäste entfernen, damit die Zahl wieder unter dem Planlimit liegt. Du kannst aber auch ein Upgrade auf einen Plan mit einem höheren Limit durchführen oder dich an unser Vertriebsteam wenden (für berechtigte Kunden/-innen).
Wenn dein Workspace das Gästelimit für deinen Plan erreicht, ist möglicherweise die Einstellung „Zulässige E-Mail-Domains“ aktiviert. In diesem Fall können Personen mit der entsprechenden E-Mail-Domain deinem Workspace automatisch als Mitglieder beitreten. Du kannst diese Einstellung in der Seitenleiste unter „Einstellungen“ im Tab „Einstellungen und Mitglieder“ deaktivieren.
Kann ich Seiten mit Personen teilen, die Notion selbst nicht nutzen?
Über das Teilen-Menü kannst du Seiten im Internet veröffentlichen und ihre URL dann teilen. Sofern die Suchmaschinen-Indexierung ausgeschaltet ist (Standardeinstellung), kann auf die Seite zugegriffen werden, indem die exakte URL eingegeben wird. So können Seiten auch von Personen geöffnet werden, die kein eigenes Konto bei Notion besitzen. Diese können dann allerdings keine Änderungen vornehmen, Kommentare schreiben oder Datenbanken sortieren/filtern.
Der Button „Export“ wird bei mir nicht angezeigt.
Möglicherweise hast du Export deaktivieren
ausgewählt. Die Einstellung findest du in der linken Seitenleiste unter Einstellungen und Mitglieder
-> Sicherheit
. Die Einstellung kann nur vom Workspace-Administrator geändert werden.
Kann man den Zugriff auf einzelne Abschnitte einer Datenbank beschränken, so dass einzelne Personen bestimmte Datenbankansichten oder -eigenschaften sehen können, andere aber nicht?
Leider sind derart kleinteilige Datenbankberechtigungen noch nicht möglich 😓 Da es sich jedoch um eine häufig nachgefragte Funktion handelt, arbeiten wir bereits daran. Mehr dazu in Kürze!