Ajouter des membres, des administrateurs, des invités et des groupes

Il existe trois principales catégories d’utilisateurs dans un espace de travail :

• Membres : personnes de votre entreprise ou organisation qui peuvent créer et modifier des pages, mais pas changer les paramètres. Il s’agit généralement de collègues ou de personnes avec qui vous travaillez.

• Invités : personnes extérieures à votre entreprise ou organisation, qui peuvent être invitées sur des pages Notion individuelles, mais pas sur un espace de travail entier. Ce sont des personnes extérieures qui ne font pas partie de votre équipe et avec qui vous souhaitez travailler sur des pages spécifiques.

• Propriétaires d’espace de travail : administrateurs qui peuvent gérer les paramètres d’un espace de travail, le supprimer, et gérer les autres administrateurs, les membres et les invités.

• Administrateurs d’utilisateurs (forfait Entreprise seulement) : personnes qui peuvent ajouter ou supprimer des membres d’espaces de travail ou de groupes. Ils n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.

Les membres sont des personnes appartenant à votre entreprise ou organisation. Il peut s’agir de collègues de la même organisation ou de personnes qui lisent, modifient et commentent souvent les mêmes pages dans un espace de travail.

Pour gérer les membres de votre espace de travail, allez dans Paramètres et membres → Membres. Dans cet onglet, vous pouvez voir :

• la liste des membres actifs de votre espace de travail ;

• les espaces d’équipe et les groupes auxquels ils appartiennent ;

• le rôle de chaque membre dans l’espace de travail.

Avec un e‑mail

• Allez dans Paramètres et membres → Membres.

• Cliquez sur l’onglet Membres.

• Sélectionnez Ajouter des membres et entrez l’adresse e‑mail de la personne à ajouter. Si vous n’avez pas l’autorisation d’envoyer des invitations, vous pourrez demander l’ajout d’un membre.

• Cliquez sur le menu déroulant pour choisir son rôle (Propriétaire d’espace de travail, Administrateur d’utilisateurs, ou Membre), puis cliquez sur Inviter.

• Les personnes ajoutées recevront par e‑mail un lien leur permettant de se connecter et de rejoindre l’espace de travail.

Avec un lien

• Allez dans Paramètres et membres → Membres.

• Cliquez sur l’onglet Membres.

• Cliquez sur Copier le lien pour copier le lien secret dans votre presse-papiers et le partager avec les personnes que vous souhaitez inviter à travailler avec vous.

• Lorsqu’un utilisateur invité clique sur le lien secret, il pourra rejoindre votre espace de travail automatiquement en tant que membre payant, sans que vous ayez à ajouter manuellement son adresse e‑mail.

• Si vous ne souhaitez pas inviter des personnes avec un lien, désactivez cette option en cliquant sur le bouton à droite de Lien d’invitation.

• Allez dans Paramètres et membres → Membres.

• Cliquez sur l’onglet Membres.

• Dans la liste déroulante à côté du rôle d’un membre, sélectionnez Propriétaire de l’espace de travail, Administrateur d’utilisateurs ou Membre. Pour supprimer le membre de votre espace de travail, sélectionnez Supprimer de l’espace de travail.

Si vous utilisez Notion dans votre entreprise, vous pouvez autoriser l’inscription automatique de nouveaux membres lorsqu’ils tentent de se connecter avec leur adresse e‑mail professionnelle.

• Allez dans Paramètres et membres → Paramètres.

• Sous Domaines de messagerie autorisés, saisissez le domaine de messagerie auquel vous souhaitez accorder un accès automatique, comme le domaine de messagerie de votre entreprise. Vous pouvez ajouter plusieurs domaines de messagerie dans ce champ, mais chaque domaine doit être utilisé par au moins un membre existant.

Désormais, chaque fois qu’une personne se connectera à Notion avec une adresse e‑mail appartenant à l’un de ces domaines, elle verra s’afficher une option lui proposant de rejoindre votre espace de travail. Si cet utilisateur rejoint votre espace de travail, il en deviendra membre et vous sera facturé en conséquence.

Les invités sont des personnes extérieures à votre entreprise ou organisation que vous invitez dans votre espace de travail sur la base d’une autorisation page par page. Par exemple, les invités peuvent être :

• Personnes dont le domaine de messagerie n’est pas celui de votre organisation.

• Les prestataires ou stagiaires qui travaillent avec vous de façon temporaire.

• des clients auxquels vous souhaitez montrer votre travail pour avoir leur avis ;

• des amis, des membres de votre famille ou des mentors à qui vous souhaitez montrer votre travail ou demander une relecture ;

Les invités ont les mêmes droits que les membres, sauf pour les cas suivants :

• Ils ne peuvent pas accéder à la totalité de l’espace de travail. Ils doivent être invités sur chaque page individuellement. L’accès à une page donne un accès automatique à ses sous-pages.

• Ils ne peuvent pas créer de pages en dehors de celles auxquelles ils ont accès.

• Ils ne peuvent pas être ajoutés à des groupes de membres.

• Ils ne peuvent pas modifier les paramètres de l’espace de travail ou les informations de facturation.

• Ils ne peuvent pas ajouter de membres dans votre espace de travail.

• Ils ne peuvent pas ajouter d’intégrations dans votre espace de travail.

Sur une page que vous souhaitez partager avec un invité :

• En haut à droite de la page, cliquez sur Partager, puis sur le bouton Inviter.

• Tapez l’adresse e‑mail de la personne que vous souhaitez inviter.

• À droite de l’adresse e‑mail, cliquez sur le menu déroulant pour choisir son niveau d’accès, puis cliquez sur Inviter.

• Nous lui envoyons alors un e‑mail contenant un lien vers la page.

• Si elle n’utilise pas encore Notion, elle pourra s’inscrire pour accéder à votre page.

Les demandes d’invités permettent aux propriétaires d’espaces de travail de contrôler les personnes que leurs membres invitent en tant qu’invités. Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec les forfaits Entreprise, et seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent l’activer ou la désactiver.

Activer les demandes d’invités

• Sélectionnez Paramètres et membres → Sécurité.

• Assurez-vous que l’option Désactiver les invités est activée, puis activez l’option Les membres peuvent demander l’ajout d’invités. Les propriétaires de l’espace de travail peuvent désactiver les invités sans supprimer les invités existants de l’espace de travail. Ils ont toujours la possibilité de supprimer tous les invités existants s’ils le souhaitent.

Une fois cette option activée, les membres devront soumettre une demande avant de pouvoir inviter un invité. Les propriétaires de l’espace de travail sont exemptés et peuvent continuer à inviter des invités directement.

Demande d’invitation d’un invité

Si vous êtes propriétaire d’un espace de travail, vous pouvezinviter des invités directement.

Si vous êtes membre :

• Accédez à la page sur laquelle vous souhaitez inviter un invité. Comme pour le partage régulier, vous devez disposer d’autorisations d’accès complètes sur la page pour demander à inviter un invité.

• Sélectionnez Partager et saisissez le nom de l’invité que vous souhaitez inviter.

• Sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à l’invité.

• Cliquez sur Inviter.

• Une notification sera envoyée au propriétaire de votre espace de travail concernant votre demande, ainsi que la page, le rôle et l’adresse e‑mail de l’invité que vous avez demandé. Vous recevrez également une confirmation que le propriétaire de votre espace de travail a été informé.

Approuver un invité

Les demandes d’invitation d’invité doivent être approuvées par page et par invité. Seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent afficher et approuver des demandes des invités. Chaque demande comportera l’adresse e‑mail de l’invité, le nom du membre qui l’a demandée, le rôle demandé et le nom de la page.

Le propriétaire d’un espace de travail peut approuver ou rejeter une demande d’invitation d’invité directement à partir de la notification qu’il reçoit, ou en allant dans Paramètres et membres → Membres → Invités et en cherchant les demandes en haut de la page. Lorsqu’un propriétaire d’espace de travail répond à une demande, le membre qui l’a soumise est informé de la décision.

Vous pouvez modifier le niveau d’accès d’un invité sur une page à tout moment. 🔒

• En haut à droite de la page, cliquez sur Partager. La liste des invités de la page s’affiche en bas du menu.

• Cliquez sur le menu déroulant à droite du nom de l’invité. Choisissez le niveau d’accès que vous souhaitez donner à cet invité parmi les options suivantes :

  • Accès complet : les invités peuvent lire, commenter, modifier et partager la page. Ce niveau n’est pas accessible pour les invités d’un espace de travail en accès gratuit.

  • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager.

  • Peut modifier le contenu : niveau accessible uniquement pour les pages de base de données. Les invités peuvent créer et modifier des pages dans la base de données, mais ne peuvent pas changer la structure de la base de données, ni ses propriétés, vues, tris ou filtres. En savoir plus sur les bases de données →

  • Peut commenter : les invités peuvent lire et commenter la page, mais pas la modifier ni la partager.

  • Peut voir : peut consulter le contenu, mais pas le partager.

  • Supprimer : révoque l’accès à la page.

Vous pouvez voir une liste de tous les invités de votre espace de travail et les pages auxquelles ils ont accès en allant dans Paramètres et membres → Membres → Invités.

• La liste des invités se trouve sous la liste des membres.

• À droite du nom de l’invité, dans la colonne « Niveau d’accès », vous pouvez voir le nombre de pages sur lesquelles l’utilisateur a été invité. Cliquez sur le nombre de pages pour voir le détail. Vous pouvez cliquer sur la page dans le menu déroulant pour l’ouvrir directement.

• Ouvrez le menu « Partager » d’une de ces pages pour modifier le niveau d’accès de l’invité, ou supprimer son accès.

Si vous souhaitez permettre à des invités d’accéder à l’intégralité de votre espace de travail, convertissez-les en membres. Si vous avez souscrit un forfait payant, chaque membre supplémentaire vous sera facturé.

• Allez dans Paramètres et membres → Membres → Invités.

• Ouvrez la liste déroulante à côté du nom de l’invité que vous souhaitez convertir, puis sélectionnez Convertir en membre.

• Une fois l’invité devenu membre, vous pouvez le retrouver dans votre liste de membres et modifier son rôle.

Pour supprimer l’accès d’un invité à votre espace de travail :

• Allez dans Paramètres et membres → Membres → Invités.

• Ouvrez le menu déroulant à côté du nom de l’invité que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Pour supprimer un invité de certaines pages spécifiques, ouvrez le menu Partager de chaque page et cliquez sur Supprimer à côté de son nom.

Vous pouvez définir des permissions granulaires par équipe sans avoir à créer plusieurs espaces de travail ! Créez plutôt des groupes, et donnez-leur des niveaux d’accès différents, page par page. Voici comment faire.

N’oubliez pas que seuls les propriétaires d’espace de travail peuvent créer et modifier des groupes, tandis que les administrateurs d’utilisateurs (avec un forfait Entreprise) peuvent uniquement modifier des groupes existants. Si c’est votre cas, voici comment faire :

• Allez dans Paramètres et membres → Membres → Groupes.

• Sélectionnez Créer un groupe et donnez-lui un nom. Pour ajouter une icône à votre groupe, cliquez sur l’émoji qui apparaît au survol du nom du groupe.

• Ouvrez votre nouveau groupe et sélectionnez Ajouter des membres.

• Ajoutez autant de membres que vous le souhaitez.

• Pour enlever un membre du groupe, cliquez sur Supprimer à droite de son nom dans le groupe.

• Sélectionnez ••• à droite d’un groupe pour le renommer, créer un espace d’équipe à partir du groupe ou le supprimer.

• Vous pouvez rechercher un groupe de votre liste en rentrant son nom dans le champ en haut à droite.

Sur n’importe quelle page, vous pouvez donner à un groupe des droits de lecture, commentaire, édition et partage.

• En haut de la page, cliquez sur Partager, puis sur Inviter. Tous les groupes apparaîtront en bas de la fenêtre contextuelle.

• Cliquez sur un groupe, puis choisissez son niveau d’accès dans le menu déroulant (à gauche du bouton « Inviter ») :

  • Accès complet : les membres du groupe peuvent lire, commenter, modifier et partager la page.

  • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager. (Cette option est disponible uniquement avec les forfaits payants).

  • Peut commenter : les membres du groupe peuvent lire et commenter, mais pas modifier ou partager la page.

  • Peut afficher : les membres du groupe peuvent lire le contenu de la page, mais pas la commenter, la modifier, ni la partager.

  • Supprimer : révoque l’accès à la page.

• Une fois qu’un groupe est ajouté, vous pouvez le voir dans le menu Partager et modifier son niveau d’accès dans le menu déroulant.

  • Vous pouvez accorder n’importe quel niveau d’accès à plusieurs groupes sur la même page.

  • Les autorisations accordées sur une page s’appliquent à toutes ses sous-pages.

Les espaces d’équipe sont des zones réservées à chaque équipe de votre organisation ou entreprise, qui disposent de leurs propres paramètres personnalisables. En savoir plus sur les espaces d’équipe →

Pour partager un espace d’équipe avec des groupes de votre espace de travail :

• Survolez le nom de l’espace d’équipe dans votre barre latérale.

• Cliquez sur le bouton •••, puis sur Paramètres de l’espace d’équipe.

• C’est ici que vous allez pouvoir rechercher et ajouter des groupes à l’espace d’équipe.