Qui doit être membre de l’espace de travail et qui doit être invité ?

Un espace de travail collaboratif où tout le monde dispose d’un accès bien défini au contenu est la façon moderne de travailler. Cependant, en tant qu’administrateur, vous devez gérer le budget de votre équipe de manière responsable et éviter d’acheter plus que nécessaire, tout en veillant à ce que chacun dispose des bons outils pour faire son travail.

Comprendre la différence entre membres et invités vous aidera à décider qui vous devez inviter à rejoindre votre espace de travail.

Ce guide explique :

• Les principales différences entre les membres et les invités d’un espace de travail

• Qui doit être membre et qui doit être invité

• Comment gérer les paramètres des membres et des invités

Les membres sont généralement des personnes de votre organisation qui auront accès à la majorité du contenu de l’espace de travail.

Les employés de votre entreprise doivent devenir membres de l’espace de travail afin de pouvoir collaborer efficacement, partager du contenu, créer et modifier des pages, et accéder à toutes les informations pertinentes pour leur rôle.

Les membres peuvent :

• Accéder à l’ensemble de l’espace de travail – Ils disposeront d’un certain niveau d’accès à la majorité du contenu, même s’il s’agit uniquement de lire ou de commenter, à l’exception du contenu privé et des pages dont l’accès a été restreint.

• Appartenir à des groupes et à des espaces d’équipe – Vous pouvez ajouter des membres de l’espace de travail à des groupes et les inviter à rejoindre des espaces d’équipe. Ils peuvent également rejoindre n’importe quel espace d’équipe ouvert. Dans un espace d’équipe, les membres peuvent facilement trouver des informations relatives à leur rôle et créer des documents avec les autres membres de leur équipe.

• Créer de nouvelles pages et de nouveaux espaces d’équipe – Les membres peuvent créer des pages dans les endroits auxquels ils ont accès et ajouter de nouveaux espaces d’équipe.

• Travailler sur des pages privées – Les membres disposent d’une section Privé dans la barre latérale où ils peuvent créer des pages privées. Lorsqu’ils sont prêts à partager leurs pages avec d’autres, tout ce qu’ils ont à faire est de déplacer ces pages dans le bon espace d’équipe.

• Partager des pages et modifier les paramètres de la page – Les membres disposant d’un accès complet ont la possibilité de partager des pages avec des personnes ou des groupes et de publier des pages sur le Web.

Il existe différents types de membres de l'espace de travail Notion :

1. Les propriétaires d’espace de travail peuvent gérer les paramètres d’un espace de travail, supprimer cet espace et gérer les autres administrateurs, les membres et les invités.

2. Les administrateurs d’utilisateurs existent uniquement avec les forfaits Entreprise. Ils peuvent ajouter ou supprimer des membres de l’espace de travail ou des groupes, mais n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.

3. Les membres sont les autres collègues qui peuvent créer et modifier des pages Notion, mais n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.

Il y a quelques éléments à prendre en compte lorsque vous décidez de faire d’une personne un membre de l’espace de travail.

Tout d’abord, vous serez facturé par membre pour les forfaits payants. Vous n’avez donc pas intérêt à payer une place pour quelqu’un qui ne travaille avec vous qu’à court terme ou de façon ponctuelle pour un projet.

Les membres doivent plutôt être des personnes qui auront besoin de se connecter régulièrement et d’accéder à de nombreux contenus de l’espace de travail.

Les membres de l’espace de travail sont par exemple :

• Tous les membres de votre équipe – Intégrez tous les membres de votre équipe afin qu’ils puissent accéder aux wikis, aux tâches et travailler en collaboration pour planifier et mener à bien des projets.

• Votre manager et son manager – Les managers doivent être membres d’un espace de travail afin d’avoir une visibilité totale sur le travail de leur équipe et sur les initiatives et objectifs plus généraux de l’entreprise.

• Vos agences partenaires – Les partenaires de longue date peuvent devenir membres, mais ils n’auront probablement besoin d’accéder qu’à un espace d’équipe et non à l’ensemble de l’espace de travail.

• Prestataire sur le long terme – Vous pouvez inviter certains sous-traitants et indépendants à devenir membres s’ils travaillent avec vous sur de longues périodes et ont besoin d’accéder à plusieurs endroits de l’espace de travail.

• Personnel temporaire et stagiaires – En fonction du travail à accomplir, le personnel temporaire et les stagiaires peuvent avoir besoin de devenir membres. Vous pouvez les supprimer de l’espace de travail à la fin de leur contrat.

Les invités sont généralement des collaborateurs externes qui ne sont pas employés par votre organisation et qui travaillent avec vous sur des projets spécifiques, souvent sur du court terme.

Les invités n’auront accès qu’aux pages que vous partagerez explicitement avec eux dans votre espace de travail.

Lorsque vous invitez quelqu’un à accéder à une page, il peut automatiquement en consulter les sous-pages. Vous pouvez toutefois modifier les paramètres de ces pages pour en restreindre l’accès si nécessaire.

Les invités ne peuvent pas :

• Créer de nouvelles pages en dehors du contenu qu’ils ont été invités à consulter – Ils peuvent uniquement créer des sous-pages imbriquées dans la page partagée.

• Rejoindre des espaces d’équipe ou des groupes – Vous ne pouvez pas ajouter un invité dans un groupe ou l’inviter à rejoindre un espace d’équipe.

Les invités de votre espace de travail peuvent être :

• Des indépendants et des sous-traitants – Dans la plupart des cas, vous n’aurez pas besoin d’ajouter des indépendants et des sous-traitants en tant que membres, car ils n’auront probablement besoin d’accéder qu’à un contenu limité que vous pourrez ajouter à une page partagée.

• Des clientsde votre agence – Inviter des clients dans votre espace de travail est un moyen pratique de partager des projets et des ébauches. Vous pouvez créer une page d’accueil de portail client contenant tout ce que le client aura besoin de consulter.

• Un mentor, un coach ou un membre de la famille – Si vous souhaitez un avis sur un document, tel que votre plan de développement personnel, vous pouvez inviter un ami ou un mentor à consulter la page en tant qu’invité.

Si vous souhaitez partager une page avec un invité, vous pouvez vous rendre dans le menu Partager de la page que vous souhaitez partager.

Cliquez sur Inviter, saisissez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter, choisissez son niveau d’accès et sélectionnez Inviter.

L’invité recevra alors un e-mail avec un lien vers la page.

Si vous souhaitez modifier le niveau d’accès de votre invité, vous pouvez revenir au menu Partager et sélectionner une option dans le menu déroulant.

Dans la section Membres de Paramètres et membres, vous verrez un onglet Invités.

Vous y trouverez toutes les pages auxquelles chaque invité a accès. Vous pourrez également convertir des invités en membres et les supprimer de l’espace de travail.

Votre forfait limite le nombre de personnes que vous pouvez inviter, n’oubliez donc pas de supprimer les invités qui n’ont plus besoin d’accès.

Les propriétaires d’espaces de travail peuvent modifier les paramètres d’invitation dans la section Sécurité des paramètres de l’espace de travail. Vous pouvez choisir d’autoriser à les membres à inviter des personnes directement, via une demande d’invité, ou bien désactiver les invités.

Si les demandes d’invités sont activées, les propriétaires d’espaces de travail pourront inviter des invités directement, mais tous les autres devront créer une demande d’invité et attendre que leur demande soit approuvée par un propriétaire de l’espace de travail.

Les propriétaires d’espaces de travail peuvent activer les demandes d’invités pour mieux contrôler les personnes qui consultent le contenu de l’entreprise et pour s’assurer de ne pas dépasser pas le nombre maximum d’invités de l’espace de travail.